春先は引っ越しや子どもの幼稚園への入園などが多く行われる時期のため、従業員から「在職証明書」の発行が増える時期です。起業したばかりの方、事務担当になったばかりといった方の場合、在職証明書の発行を従業員から求められたけれどよくわからない、とお悩みの方もいるかもしれません。

今回はそんな在職証明書について、どのようなものなのか、必要とされるシーン、一般的に記載される項目、ケース別の作成方法、作成時の注意ポイントなどをわかりやすく解説していきます。

在職証明書（勤労証明書）とは

在職証明書とは、その従業員がその会社に在職していることを証明する書類です。また、すでに退職している元従業員が、その会社に在籍していたことを証明できる書類でもあります。名称は、「雇用証明書」「就業証明書」「就労証明書」「勤務証明書」「在籍証明書」など、会社や場面によってさまざまです。

在職証明書の作成は、企業の人事担当者が行います。従業員から依頼された場合は、すみやかに書類を作成しましょう。

在職証明書は公的な書類ではないため、様式も決まっていませんが、退職者からの依頼時には決まった様式で作成する必要があります。在職証明書の作成方法については、後ほど詳しく解説します。

在職証明書の提出を求められるタイミング

従業員が在職証明書の提出を求められ、会社の人事担当者へ作成を依頼するのは、次のようなケースが挙げられます。

子どもの教育機関への願書申請時

働きながら子どもを育てている人が、保育園・保育所へ入園・入所の申し込みや更新をする際の書類の中に、保護者の在職証明書も含まれます。これは、子どもの保育の必要性を行政が判断する材料として必要なためです。限られた人員で預かることのできる子どもの数には制限がありますので、保護者の在職証明書をもって保育の必要性が高い順番を決めます。

また、入園・入所後にも、毎年更新のために提出を求められるのが一般的です。この場合、自治体のホームページで従業員が自分で用紙をダウンロードして、企業の人事担当者へ作成を依頼することが一般的になります。

他にも、一部の私立学校や中学・高校などにおいても、入学願書の申請時に、保護者の在職証明書の提出を求められることがあるようです。

賃貸住宅や住宅ローンの申請時

賃貸住宅への入居を申請する際や、住宅ローンの審査に申請する際にも、在職証明書を求められることが多いです。この場合の目的は、「貸し主や融資元となる金融機関がその人の支払い能力を判断するため」ということになります。

賃貸住宅への入居申請では、勤続年数・年収などを見て毎月の家賃の支払い能力があるかどうか、住宅ローンの申請では、勤続年数・在職状況・年収などにより毎月のローン返済に無理がないかどうかをチェックされます。

転職先への提出

転職をする際に、転職先の会社から在職証明書の提出を求められることがあります。たとえば、職務内容・実績・役職経験などを履歴書と照合するためや、採用の要件にある「職務経験5年以上」などの項目の証明として、在職証明書が必要になるようです。

中には、副業や兼業で仕事をしている先から在職証明書の提出を求められるケースもあります。この場合、本業と副業でのそれぞれの稼働時間に対する生産性を検討する際に使用されることが多いようです。

外国人労働者の就労ビザ申請・更新時

外国人の方が、日本へ入国して初めて就労ビザを申請するときや更新するときには、勤務先企業で発行してもらった在職証明書の提出も必要になります。また、その家族である外国人の方が日本での在留期間の更新申請を行う際にも、生計を主に担っている方の在職証明書が必要です。

出入国在留管理局では様式についてとくに定められていませんが、次のような多くの項目の記載が必要となります。在職証明書を作成する際は、漏れのないように注意しましょう。

 

•  申請者の氏名、国籍、生年月日、性別
  
•  所属部署名、職務上の地位
  
•  入社年月日
  
•  給与の金額
  
•  職務内容等

 

【ケース別】在職証明書の作成方法

在職証明書の作成・発行を従業員から依頼された場合、「現在働いている従業員」と「すでに退職した元従業員」からの依頼では、作成する際のポイントが異なります。それぞれ解説していきましょう。

現在働いている従業員からの依頼

在職中の従業員の在職証明書を作成する場合、保育園などへの提出の際には自治体でフォーマットが決まっていることも多いですが、その他のケースではとくに法律で様式などが決まっているわけではありません。依頼者からの指定がなければ、自社でインターネット上にあるフォーマットをダウンロードして使用することも可能です。

実は、在職中の従業員の在職証明書について、企業側には作成の義務は法律上ありません。企業側の善意で作成するものではありますが、従業員の生活のためにも、依頼されたときはできるだけすみやかに作成したいものです。

在職証明書に一般的に記載される項目

在職中の従業員の在職証明書に記載する項目は、以下のようなものが一般的です。ただし、前述の「外国人労働者の就労ビザ申請・更新時」などのように、求められるシーンや理由によって記載必須の項目も変わります。従業員から作成を依頼された際には、必要な項目をしっかりと確認しましょう。

 

【在職証明書】一般的に求められることの多い項目（例）

•  当書類の作成年月日
  
•  在職者（または退職者）の氏名、性別
  
•  生年月日
  
•  住所
  
•  雇用形態
  
•  職務上の地位
  
•  所属部署名
  
•  業務内容
  
•  勤務地
  
•  発行元会社の住所、会社名
  
•  使用者（事業者）の名前、証明印など

 

退職後の元従業員からの依頼（退職証明書）

退職者から、在職中の契約内容についての証明書の作成を依頼された場合は、「退職証明書」を作成します。こちらは、退職者より依頼があった場合には、企業はすみやかに作成・発行を行う義務があります（労働基準法第22条）。ただし、労働基準法第115条により、作成や発行の義務の対象となるのは退職後2年間となります。

退職証明書についても、法律で様式などが決まっているわけではありません。依頼者からの指定がなければ、自社でインターネット上にあるフォーマットをダウンロードして使用することも可能です。

退職証明書に一般的に記載される項目

退職証明書に記載する項目は、以下のようなものが一般的です。こちらも、求められるシーンや理由によって記載必須の項目も変わります。

ただし、労働基準法にて「依頼者（退職者）が依頼しない事項に関しては記載してはならない」と定められていますので注意しましょう。従業員から作成を依頼された際には、必要な項目をしっかりと確認することが大切です。

 

【退職証明書】一般的に求められることの多い項目（例）

•  使用期間
  
•  業務の種類
  
•  当該事業における地位
  
•  賃金
  
•  退職の事由（退職の事由が解雇の場合にはその理由も含む）等
  参考：厚生労働省

 

在職証明書を作成する際に注意したいポイント

在職証明書や退職証明書の作成を依頼された場合に注意したいポイントは、以下の4つです。

 

•  使用目的、必要な記載項目を依頼者に確認する
  
•  氏名、住所を依頼者に確認する
  
•  退職証明書の場合には依頼者が求めない項目については記載しない
  
•  いつまでに必要なのかを依頼者に確認する

 

退職証明書の場合には、氏名や住所は「在籍時のデータ」を記載しましょう。結婚退職や引っ越しなどで、姓や住所が変わっている可能性もあります。

まとめ

在職証明書が必要となるシーンは、季節でいえばとくに春が多いです。従業員数が多ければ、作成する機会も多くなりますので、作成方法などの情報を事前にしっかりと把握しておくことをおすすめします。

従業員からの在職証明書の作成依頼でお悩みの方、そのときに慌てたくないという方は、株式会社Office Followまでぜひご相談ください。労働基準法に沿った適切なアプローチを早めに行うお手伝いをさせていただきます。