タイムカードの計算方法とは？低コストで効率化できる集計方法をご紹介
現在よりも正確かつ素早くタイムカードの計算ができるようになれば、担当部署にかかる負担を軽減でき、業務効率化につなげられます。タイムカードの基本的な計算方法は全部で5つありますが、コストを抑えて効率化へと導くための最適なタイムカードの計算方法とは、何なのでしょうか。
この記事では、タイムカードの計算方法を5つにわけて、それぞれのメリット・デメリットやもっともおすすめできるタイムカードの計算方法、タイムカードを計算する際の注意点をご紹介します。
タイムカードの基本的な計算方法は5つ
タイムカードの基本的な計算方法は、以下の5つです。
＜タイムカードの基本的な計算方法＞
- 電卓を使って計算する
- Excel（エクセル）を使って計算する
- 無料の集計ソフトを利用する
- 集計機能付きのタイムレコーダーを導入する
- 勤怠管理システムを活用する
それぞれのメリットとデメリットを見ていきましょう。
①電卓を使って計算する
もっとも基本的なタイムカードの計算方法は、電卓を使った計算です。「8時15分出勤・18時30分退勤」とやや変則的でも、電卓を使えば以下のように労働時間を計算できます。
＜労働時間の計算方法（8時15分出勤・18時30分退勤の場合）＞
- 1830-815＝1015（労働時間＝10時間15分）
ただし電卓を使ったタイムカードの計算には手間と時間がかかりやすく、ヒューマンエラーが発生する確率も高いため、多くの従業員が働く企業にはおすすめできません。
②Excel（エクセル）を使って計算する
多くの企業が取り入れているタイムカードの計算方法は、Excel（エクセル）を使った集計です。専用のテンプレートも利用できるため、担当者がパソコン作業を得意としていなくても、出勤時間と退勤時間を入力するだけで労働時間を計算できます。電卓のように手動で計算を行う必要がありません。
デメリットは、出勤時間・退勤時間の入力作業でミスを起こすと、正確な労働時間を計算できなくなる点です。また、Excelのデータは改ざんされるリスクがあります。万が一にも改ざんの被害に遭うと、内外から企業の管理能力に問題があると判断される可能性があるため、要注意です。
③無料の集計サイトを利用する
タイムカードの計算を無料で行える「集計サイト」を利用する手もあります。集計サイトを利用するにあたり、必要な作業は出勤時間と退勤時間の入力のみです。画面も見やすく設計されており、Excelと比較してより使いやすく感じられるかもしれません。
ただし、無料集計サイトには、以下のようなデメリットがあります。
＜無料集計サイトのデメリット＞
- 無料で利用できる機能が限定される
- 悪質なサービスを利用すると情報が漏洩する恐れがある
- サービスが突然終了もしくは有料化される可能性がある
とくに情報漏洩には注意が必要なため、信頼できる運営会社によるサービスかどうかを精査しましょう。
④集計機能付きのタイムレコーダーを導入する
タイムカードのグレードを上げ、集計機能付きのタイムレコーダーを導入すると、効率的にタイムカードの計算をしやすくなります。集計機能付きのタイムレコーダーを活用すると、実労働時間のほか、残業時間や深夜勤務時間なども正確に計算することが可能です。
デメリットとなるのは、専用の機械を導入する必要があるため、高額な初期コストがかかる点です。紙のタイムカードを使用するため、改ざんのリスクもゼロとはいえません。また、従業員がタイムカードの打刻を怠ると計算ができなくなるため、打刻忘れを防ぐための対策も求められます。
⑤勤怠管理システムを活用する
タイムカードのもっとも効率的な計算方法としておすすめできるのが「勤怠管理システム」の活用です。勤怠管理システムのメリットについては後述しますが、従業員の労働時間のみならず、残業時間や有給取得率などさまざまな情報を一本化できます。
勤怠管理システムのデメリットは、その他の計算方法と比較して導入コストが高額になりがちな点です。勤怠管理システムをリーズナブルに導入したい場合は、レンタルサービスの活用も検討しましょう。
タイムカードの計算で注意すべき3つのこと
タイムカードの計算で注意すべき点を、3つご紹介します。
＜タイムカードの計算で注意すべき3つのこと＞
- 原則として1分刻みで計算する
- 1日あたりの残業時間を切り捨てると違法になる
- 遅刻時間を超過した減給は認められない
順番に確認してみましょう。
原則として1分刻みで計算する
労働時間は1分刻みで計算するのが原則です。15分単位や30分単位などにまとめると違法になるため、注意しましょう。
1日あたりの残業時間を切り捨てると違法になる
残業時間についても、15分単位や30分単位にまとめて切り捨てるのは違法です。ただし1ヶ月間の合計で時間外労働の時間を計算する場合は、30分未満の切り捨てと30分以上の繰り上げが認められています。
遅刻時間を超過した減給は認められない
従業員の遅刻に伴い減給処分を下す場合、減給できる範囲は遅刻時間のみです。仮に遅刻時間が2時間の場合、減給の対象にできるのは2時間のみで、1日分の給与など遅刻時間を超過した減給は認められません。
タイムカードの計算は「勤怠管理システム」の活用がおすすめ！
タイムカードの計算は、以下のメリットがある「勤怠管理システム」の活用がおすすめです。
＜タイムカードの計算に勤怠管理システムをおすすめする理由＞
- 打刻漏れなどのミスが発生しにくい
- 個々の勤務状況を正確に把握できる
- 外出先からも打刻できる
順番に解説します。
勤怠管理システムのメリット①打刻漏れなどのミスが発生しにくい
勤怠管理システムを活用すると、勤務データが自動的にシステムへ送信されるため、打刻漏れや記入ミスのようなヒューマンエラーが起こりません。改ざんのリスクも低く、根拠のあるデータからタイムカードを計算できます。
勤怠管理システムのメリット②個々の勤務状況を正確に把握できる
タイムカードを手動で計算すると、集計が完了するまで個々の勤務状況を正確に把握できません。退勤管理システムの場合、遅刻・早退が多い傾向にある従業員や、有給取得率が少ない従業員がリアルタイムでわかるため、先手を打った対策が取りやすくなります。
勤怠管理システムのメリット③外出先からも打刻できる
スマホ・タブレットに対応する勤怠管理システムならば、アプリを使って外出先からも打刻できます。営業職など外回りが多い職種の場合、オフィス内にあるタイムカードで退勤管理を行うのは困難ですが、システムを導入することにより全社員の勤怠管理が容易になるのです。
まとめ
タイムカードの計算方法には「電卓」「Excel」「集計ソフト」などがあります。なかでもヒューマンエラーが起こりにくく、正確な情報を把握しやすい計算方法が「勤怠管理システムの活用」です。
株式会社Office Followでは、勤怠管理システムの貸与や操作指導サービスを行っています。退勤管理システムを購入する場合と比較して、割安な導入コストで勤怠管理システムをご活用いただくことが可能です。タイムカードの計算方法でお悩みの方は、当事務所によるサービスの利用をご検討ください。