通勤手当の計算方法とは？通勤手段ごとの非課税限度額などを解説
会社が従業員に対して支払う諸手当のうち、もっとも基本的なものといえば「通勤手当」です。通勤手当は労働基準法などによる規定がない手当のため、会社側が自由に決められる反面、計算方法や基準などについて従業員が納得できるよう説明できなければなりません。
また、通勤手当には非課税限度額などの複雑な制度が絡む点にも注意が必要です。この記事では、通勤手当の概要にも触れながら、経営者や担当者が把握しておくべき通勤手当のポイントを詳しく解説します。
通勤手当とは
通勤手当とは、従業員の自宅から会社までの通勤にかかる費用のうち、全額もしくは一部を支払う諸手当のひとつです。一般的には会社側が設けた限度額の中から実費で支給するため、従業員ごとに通勤にかかる費用を確認し、管理する必要があります。
通勤手当と交通費の違いは税制上の扱い
通勤手当と交通費は混同されがちですが、税制上の明確な違いがあります。勘定項目において通勤手当が「通勤費」に該当する一方、交通費は「旅費交通費」として扱われることが一般的です。通勤手当は給与所得に含まれ、非課税となるのは一部に限られますが、交通費は原則として全額が非課税となります。
通勤手当はもっとも合理的な運賃を支給する
通勤手当を決める際のルールとして、もっとも合理的な運賃を支給しなければなりません。合理的な運賃とは、以下に該当する運賃のことです。
＜合理的な運賃の一例＞
- 従業員の自宅最寄り駅から会社最寄り駅までもっとも通勤時間が早い経路
- 通勤にかかる費用がもっとも安い経路
- 通勤に要する乗り換えがもっとも少ない経路
たとえば「会社の最寄り駅を超えた駅までの定期券を購入する」「グリーン車の料金を上乗せする」といった形で交通費を計上すると、合理的ではないと判断されてしまいます。この場合、後述する非課税限度額が適用されなくなるため注意しましょう。
通勤手当には15万円までの非課税限度額がある
先ほど触れたとおり、通勤手当には15万円までの非課税限度額があります。通勤に電車がバスなどの公共交通機関を利用する場合に限り、1人あたり15万円までの交通費支給分に関しては税金がかかりません。非課税限度額をオーバーする分に関しては、課税対象の経費として会社側が処理します。
マイカー通勤の場合は距離に応じて非課税限度額が決まる
自動車やバイクなどを使ってマイカー通勤をする従業員に関しては、片道の通勤距離に応じた非課税限度額を計算します。移動距離ごとに見た非課税限度額は、以下のとおりです。
【移動距離ごとの非課税限度額】
| 移動距離（片道） | 非課税限度額 |
|---|---|
| 2km未満 | 0円 |
| 10km未満 | 4,200円 |
| 15km未満 | 7,100円 |
| 25km未満 | 12,900円 |
| 35km未満 | 18,700円 |
| 45km未満 | 24,400円 |
| 55km未満 | 28,000円 |
| 55km以上 | 31,600円 |
高速道路を経由する場合は、やむを得ない事情に限り非課税対象となります。一方、駐車場の利用料金に関しては、原則としてすべて課税対象です。
通勤手当も含めて社会保険料を計算する
先述した範囲内に関しては、最大15万円までの通勤手当が非課税となります。ただし、社会保険料に関しては、非課税分の通勤手当も含めて計算しなければなりません。状況に応じて計算方法が異なるため、担当者は注意が必要です。
【移動手段別】通勤手当の計算方法
通勤手当の計算方法は、従業員の移動手段に応じて変わります。また、自転車や徒歩通勤のように交通費がかからない方法で通勤する人に対しても、非課税の範囲内で通勤手当を支給することが可能です。移動手段別に5つのパターンで、通勤手当の計算方法を見ていきましょう。
＜【移動手段別】通勤手当の計算方法＞
- 電車またはバスの計算方法
- 自動車もしくはバイクの計算方法
- 自転車や徒歩の計算方法
- タクシーの計算方法
- テレワークの計算方法
順番に詳しく解説します。
電車またはバス
電車やバスなどの公共交通機関を利用する場合は、定期券の購入費を通勤手当として支給することが一般的です。近年ではSuica、ICOCA、PASMOといったICカードを利用して定期券を購入するケースが多く、この場合の計算方法は以下のようになります。
＜電車・バスの計算方法＞
- （定期券の購入費実費÷支給月数）×支給月数
定期券の利用期間は1ヶ月・3ヶ月・6ヶ月の3種類で、基本的には利用期間が長いほど割安です。ただし、利用期間に関してはどれを選んでも非課税対象となるため、会社の希望に応じた期間を就業規則に明記しておきましょう。
自動車もしくはバイク
マイカー通勤の場合は、ガソリン単価により計算する方法と、従業員の自宅から職場までの距離に応じて計算する方法の2つがあります。それぞれの計算方法は次のとおりです。
＜ガソリン単価を用いた計算方法＞
- 往復の移動距離×従業員の勤務日数×ガソリン単価÷燃費
＜距離を用いた計算方法＞
- 片道の移動距離×所定の距離単価（1km10円～15円ほど）×勤務日数×2
ガソリン代は1日単位で変動するほか、利用する自動車やバイクが変わると燃費も変動します。このため、定期的に見直しができるガソリン単価を用いた計算方法のほうが、従業員は納得しやすい通勤手当を計上しやすいです。
自転車や徒歩
自転車や徒歩のように交通費がかからない移動手段だとしても、会社側が就業規則により通勤手当を支給する旨を明記できます。この場合は、マイカー通勤の項目でご紹介した「距離を用いた計算方法」により通勤手当を算出するケースが一般的です。
＜距離を用いた計算方法＞
- 片道の移動距離×所定の距離単価（1km10円～15円ほど）×勤務日数×2
タクシー
平常時のタクシー通勤を認めている会社はほとんどありません。ただし、以下のように特別な事情が認められる場合に限り、例外的にタクシー通勤を認めるケースがあります。
＜タクシー通勤が認められるケース＞
- 緊急業務を目的に公共交通機関が機能していない時間帯に出退勤する場合
- 災害などにより公共交通機関が機能していない場合
- ストライキの決行などにより公共交通機関を利用できない場合
これらの事情により従業員の出社が困難になる恐れがあるため、保険的な措置として就業規則にタクシー通勤について明記しておくとよいでしょう。この場合の通勤手当は、実費支給となることが基本です。
テレワーク
テレワークを中心として働く従業員に対して、定期券相当分の支給といった形で通勤手当を付与するのは合理的といえません。この場合は、出社時にかかる交通費の実費を支給することが一般的です。また、在宅勤務手当として、インターネット利用料などの一部を負担するケースも見られます。
まとめ
通勤手当は、従業員の自宅から職場までにかかる交通費を支給する諸手当のひとつです。公共交通機関を利用する場合だけでなく、マイカー通勤や自転車・徒歩による通勤に関しても、一定の範囲内であれば非課税で通勤手当を支給できます。
ただし通勤手段に応じて計算方法が変わる、社会保険料の計算には非課税分の通勤手当も含むなど、通勤手当の扱いは複雑です。株式会社Office Followでは、複雑な給与計算の代行や、通勤手当に関する就業規則の改定に向けたコンサルティングなどを実施しております。通勤手当に関するお悩みをお抱えの方はお気軽にご相談ください。