【離職票】発行は企業側の義務？発行期限の目安や作成するときの注意点などを解説します
従業員が退職するときに企業側が準備する書類のひとつに「離職票」があります。従業員が雇用保険の被保険者である場合に限られますが、実は企業側には発行を手伝う義務はありません。人事担当が初めての方、慣れていない方の場合には、いざという場面で焦らないためにも、一連の流れをつかんでおくことをおすすめします。
今回は「離職票」について、そもそも離職票とはどのようなものか、離職票が必要とされる場面、離職証明書や退職証明書との違い、離職票発行手続きの流れ、作成の際に注意すべきことなどを解説していきます。
離職票とは
まずは「離職票」について、どのようなものなのか押さえておきましょう。
退職時に企業側から発行する書類のひとつ
離職票とは、雇用保険の被保険者である従業員が退職したときに発行される書類です。正式には「雇用保険被保険者離職票」と呼ばれています。具体的には、従業員が退職により雇用保険の被保険者ではなくなるため、発行されることになります。
離職票の発行対象者は、雇用保険に加入していた従業員全員（アルバイト・パート等含む）です。離職票の発行はハローワークより行われますが、その発行申請を行うのは「退職者が元働いていた職場」です。
企業側には離職票の発行を手伝う義務はないが、ほとんどの場合で発行の取り扱いを行う
厚生労働省によると、離職票は「退職者が希望する場合に発行するもの」となっていますが、実際には、雇用保険の被保険者であった従業員が退職する際には、そのすべての人へ発行することがほとんどです。
ただし、離職日に59歳以上である被保険者については、本人が離職票を希望しない場合でも発行が必要となります。
つまり、「雇用保険に加入していた従業員が退職する際は、年齢に関係なく、離職票の発行申請を行う」と考えておきましょう。
離職票が必要とされる場面
離職票は、主に次のようなシーンで必要になります。
退職者が失業給付を受給するとき
次の就職先が決まっていない退職者で、一定の要件を満たす場合には、雇用保険の失業給付を受給することができます。失業給付は、失業した人が次の就職先を見つけられるように安定した生活を送れるよう給付されるものです。雇用保険の失業給付を申請するときに、離職票が必要になります。
退職者が年金・健康保険の手続きをするとき
離職票は、退職によって会社の健康保険組合から国民健康保険へ、厚生年金から国民年金へ加入の変更手続きを行う際にも必要です。この場合には、社会保険資格喪失証明書や退職証明書などの書類も必要になります。
退職者が転職先から提出要請を受けたとき
転職先への提出書類のひとつとして離職票も求められることがありますが、必須の書類というわけではありません。「転職先の企業によっては、求められることもある」という程度に考えておいてください。
離職票・離職証明書・退職証明書の違い
離職票とよく混同されがちなものとして「離職証明書」と「退職証明書」という書類もあります。これらは、発行の目的、発行元、提出先などの点で異なります。
| 書類名 ※正式名称 |
離職票 ※雇用保険被保険者離職票 |
離職証明書 ※雇用保険被保険者離職証明書 |
退職証明書 |
|---|---|---|---|
| 発行の目的 | ・失業保険の受給 ・年金や健康保険の手続きのため ・転職先への提出 |
離職票をハローワークより発行してもらう際に提出要 | 退職したことの証明 |
| 発行元 | ハローワーク | 企業（事業主） | 企業（事業主） |
| 発行先 | 企業が受け取り退職者へ | ハローワーク | 企業から退職者へ |
それぞれ詳しく見ていきましょう。
「離職証明書」は離職票を作成する際に元となる書類
離職証明書は、離職票をハローワークへ申請する際に必要な書類です。従業員から退職の申し出があってから企業が作成し、離職の翌々日から10日以内に、雇用保険被保険者資格喪失届とともに企業からハローワークへ提出します。3枚複写になっていますので、記入の際は同時に記載されるように注意しましょう。
「退職証明書」は退職を証明する書類
退職証明書については、退職者より依頼があった場合は、企業側はすみやかに作成・発行を行う義務があります（労働基準法第22条）。
離職票や離職証明書とは異なり、退職証明書は公的な書類ではなく、既定の様式もありません。
離職票発行（交付）手続きの手順
ハローワークに離職票を発行してもらう申請手続きの手順を押さえておきましょう。
【離職票発行（交付）の流れ】
- 退職者に離職票の要・不要を確認する
- 雇用保険被保険者資格喪失届・離職証明書を作成する
- ハローワークへ雇用保険被保険者資格喪失届・離職証明書を提出
- ハローワークより企業へ離職票が発行される
- 企業より退職者へ離職票を送付する
1.退職予定者に離職票の要・不要を確認する
次の点に注意して、退職予定者に離職票の要・不要を確認することから始めましょう。
- 「すでに転職先が決まっている」「退職日の午後から新しい職場で働き始める」「退職後はしばらく働く予定はない」などの理由で離職票の発行を希望しない場合もある
- 退職予定者が59歳以上の場合は、離職票の発行が必須になります
2.必要書類2つの入手と記入
離職票の交付では、従業員が離職した翌々日より10日以内に、会社からハローワークへ以下の書類を提出する必要があります。
| 概要 | 入手できる場所 | |
|---|---|---|
| 雇用保険被保険者資格喪失届 | 電子申請による届け出も可 | 所轄のハローワーク （ダウンロード可） |
| 離職証明書 （雇用保険被保険者離職証明書） |
3枚複写のためしっかり記入 する | 所轄のハローワーク |
いずれもハローワークで書類を入手できます。提出期限に間に合うように、退職予定者が離職票の発行を希望することが判明したら、すぐに入手しておきましょう。記入が終わったら、本人に内容を確認してもらった後、署名と捺印をもらっておきます。
離職理由が会社都合なのか自己都合なのかなどによって、失業給付の受給開始時期が異なりますので、離職理由等については注意して記入しましょう。
離職証明書の詳しい記入方法は、ハローワークのホームページも参考にしてください。
3.ハローワークへ雇用保険被保険者資格喪失届・離職証明書を提出
これら2つの書類の提出期限は「離職の翌々日から10日以内」です。退職者の失業給付受給に大きく関係しますので、遅れないようにしましょう。また、次のものも持参する必要がありますので、こちらも準備しておいてください。
【持参するもの】
- 賃金台帳
- 労働者名簿
- 出勤簿（タイムカード）
- 離職理由を確認できる資料（退職届、就業規則など）
参考：ハローワーク「雇用保険被保険者離職証明書についての注意」
4.ハローワークより企業へ離職票が発行される
不備がない場合には、ハローワークより企業（事業主）へ離職票が発行（交付）されます。4種類の書類を受け取りますので、それぞれの用途別に分けておきましょう。
【退職者へ渡す書類】
- 雇用保険被保険者離職票-1
- 雇用保険被保険者離職票-2
【企業（事業主）が保管する書類】
- 雇用保険被保険者資格喪失確認通知書（事業主通知用）
- 雇用保険被保険者離職証明書（事業主控）
参考：厚生労働省
5.企業より退職者へ離職票を送付する
「離職票-1」と「離職票-2」を退職者へ送付、または受け取りに来てもらいましょう。ここまで、できるだけ早めに進めていくことが大切です。
まとめ
離職票とは、従業員（雇用保険の被保険者）が退職したときに発行される書類です。また、その発行対象はアルバイトやパートを含む従業員全員になります。離職票の交付はハローワークが行いますが、その発行申請を行うのは「退職者が元働いていた職場」です。退職者の失業保険の給付に大きく関係しますので、期日内に完了できるよう、早めに進めていけるよう努めましょう。
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