多くの企業が頭を悩ませているのが、従業員の管理業務の手間やコストではないでしょうか？管理業務の効率化に欠かせないのが、勤怠管理システムの導入です。しかし、勤怠管理システムを導入すると具体的に何ができるのか、どのようなメリットがあるのかわからないという声も聞かれます。

この記事では、勤怠管理システムとは何か、どのような機能があるのか、導入することで得られるメリットについて解説していきます。

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、社員の出勤時間と退勤時間、休暇やシフトなどの管理、勤怠データの自動集計などを支援するシステムです。

社員の出勤・退勤時間や休暇などをタイムカードやエクセルファイルなどを使って手動で管理していると、勤怠管理の担当者の手間がかかります。しかし、勤怠管理システムを使えば管理業務が大幅に効率化され、管理ミスも減ります。さらに、給与管理システムなどの他システムと連係することで、社内の管理業務全般を効率化できます。

ここでは、勤怠管理システムで具体的にどのような機能が使えるのか、導入するメリットには何があるのかを解説します。

勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムの機能は導入する製品によって異なりますが、ここでは標準的な機能についてご説明します。自社に必要な機能は何かを確認してみてください。

従業員の勤務時間管理

従業員がパソコンやスマホなどから出勤時と退勤時に報告することで、従業員の勤務時間を管理できます。時刻の記録の方法は製品によってはパソコンやスマホだけでなく、ICカード、指紋、静脈などの認証でも可能な場合があります。

有給休暇や残業申請・承認管理

有給休暇や残業などの申請・承認管理も可能です。紙で申請書を作成して上司に提出するなどの必要はありません。勤怠管理システム上で上司への申請、承認ができ、休暇や残業時間の記録も可能です。

シフト管理

従業員のシフト管理ができる製品もあります。上司やリーダーがどの時間に誰を配置するのかを考える際に、シフト管理機能を使えば、容易にシフト管理ができます。あらかじめ時間や曜日ごとに必要な人員を登録しておけば、人員の過不足がわかる機能や、従業員とシフトを共有する機能などもあり、とても便利です。

自動集計機能

登録された勤怠データやシフトのデータなどを自動的に集計してくれます。従業員ごとや部署ごとなどに、勤務時間記録、有給や残業時間記録、シフトの記録などを管理できます。

集計は自動的におこなわれるので手間がかかりませんし、手動で集計するのに比べると正確です。集計されたデータを使えば給与計算などもすぐにでき、従業員の勤務状況のチェックもできます。

給与管理システムなど他システム連係機能

勤怠管理システムと他のシステムを連携させることで、社内の管理業務がより一層効率化されるでしょう。

たとえば、勤怠管理システムと給与管理システムを連携すれば、給与計算を自動的におこなうことも可能です。勤怠管理システムで集計された従業員の勤務時間や残業時間などのデータを給与管理システムに入力すれば、給与を自動計算できます。ほかにも人事評価管理システムなどと連携させれば、会社の管理業務をまとめて効率化できるでしょう。

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入すると得られるメリットについて解説します。

勤怠管理業務の効率化

勤怠管理システムを導入すると、勤怠管理業務が大幅に効率化します。

手動で従業員の勤務時間や残業時間、有給休暇の日数などを管理すると手間がかかりますし、ミスが発生する可能性が高いので、修正の手間も生じます。しかし、勤怠管理システムがあれば従業員が簡単に出勤・退勤時刻を記録でき、担当者が管理する必要がなくなります。また、集計も自動でできるので、勤怠管理業務の効率が大幅にアップするでしょう。

従業員の過剰労働を正確に把握できる

勤怠管理システムが従業員の労働時間を自動的に集計してくれるので、会社側は従業員の労働時間を正確に把握できます。リアルタイムに勤務状況を確認できるため、一部の社員や部署でオーバーワークが発生している場合なども正確に把握できます。その結果、迅速に労働環境の改善の対応ができるでしょう。

頻繁な法改正に対応できる

労働基準法や労働安全衛生法など、従業員の管理に関係する法律は頻繁に改正されます。しかし、勤怠管理システムは法改正に対応したアップデート対応をしてくれるので、頻繁な法改正にも対応可能です。

従業員による不正打刻を防止できる

タイムカードや手動での勤務時間の記録だと、誰かに代わりに記録してもらうなどの不正打刻が容易です。しかし、勤怠管理システムならログイン時に従業員ごとの認証が必要なので、不正打刻ができません。また、製品によってはスマホのGPS情報を検知して、出社しているかどうかを確認できる機能もあります。

このように、勤怠管理システムがあれば、従業員による不正打刻を防止できるというメリットもあります。

まとめ

この記事では、勤怠管理システムとは何か、どのような機能があるのか、導入することで得られるメリットについて解説しました。勤怠管理システムを導入すれば、従業員の勤怠管理やシフト管理などの管理業務が大幅に効率化されるでしょう。また、労働環境の改善や頻繁な法改正に対応できるなどのメリットもあります。

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