給与計算をおこなう際には、従業員ごとの情報をもとに保険料や税金などを計算する必要があり、量が多く複雑な作業です。給与計算業務を効率化するために役立つのが、給与計算ソフトです。しかし、給与計算ソフトで具体的に何ができるのか、メリットとデメリットを確認しないと導入を検討できないかもしれません。

この記事では、給与計算ソフトの機能、導入するメリット・デメリットなどについて解説します。自社に給与計算ソフトの導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてみてください。

給与計算ソフトとは？

給与計算ソフトとは、従業員の給与計算業務を効率よくおこなうためのソフトウェアです。勤怠データから給与を自動計算できますし、税金や保険を反映させて給与や年末調整を自動的に計算することも可能です。さらに、外部連係サービスを利用した銀行振込対応やマイナンバー対応、人事管理、労務管理など、他業務と連係できる製品もあります。

給与計算ソフトがあれば、給与計算業務を大幅に効率化できます。しかし、ランニングコストがかかる、導入時に業務手順の見直しが必要などのデメリットもあります。そのため、ソフトを導入する際には、メリットと注意点を正しく見極めることが大事です。

給与計算ソフトの機能

給与計算ソフトで利用できる機能には、どのようなものがあるのかを見てみましょう。

＜給与計算ソフトの機能＞

• 給与計算
  
• 各種帳票の作成
  
• 社会保険料・税金の納付
  
• 年末調整
  
• 銀行振込
  
• マイナンバー対応、勤怠管理システムや人事管理システムなどとの外部連係機能

給与計算ソフトを導入すれば社会保険や税金を含む給与計算を自動で対応できるようになるため、給与計算業務の効率化が進みます。ほかにも年末調整や外部連係機能などがあり、うまく活用すればより効率がアップするでしょう。

ただ、給与計算ソフトにはさまざまな製品やプランがあり、利用できる機能や料金は異なります。必要な機能はどこまでか、既存の給与計算業務でどのように利用するのかを検討する必要があります。

給与計算ソフトを導入するメリット

給与計算ソフトによって得られるメリットについてご説明します。

給与計算業務の効率が大幅にアップする

従業員の給与計算が自動化されるため、給与計算業務の効率が大幅にアップします。

給与計算をおこなう際には、従業員一人ひとりの勤怠データや人事評価、家族の状況などをもとに、保険、税金も含めて計算しなければなりません。従業員に振り込む給料の計算なのでミスは許されず、従業員の数が多ければ作業量も増えます。しかし、給与計算ソフトがあれば給与を自動計算できるので、ミスが減り作業効率が大幅にアップするでしょう。

給与計算業務の属人化を解消できる

給与計算を人がおこなう場合は、複雑な給与体系や社会保険、税金に関して詳しい経験が豊富な担当者の方が、ミスが少なく素早く業務をおこなえます。そのため、経験豊富な担当者が休んだり退職したりすると、業務が滞ってしまいます。

しかし、給与計算ソフトがあれば担当者のスキルに左右されにくく、属人化を解消できます。作業引き継ぎなどもしやすくなり、業務が効率化するでしょう。

法改正への対応がスムーズになる

給与計算業務は、保険料や税金の計算などにおいて、法改正に影響されやすい業務です。法律や法令が改正されるたびに、計算方法や給与明細のフォーマット変更が生じることもあります。その都度担当者が改正内容を確認して対応すると、大きな手間がかかります。

その点、給与計算ソフトは法改正に自動的に対応してくれるので、法改正のたびに担当者に負担がかかることもありません。

給与計算ソフトを導入する際のデメリット

給与計算ソフトを導入する際のデメリットについてご説明します。

コストがかかる

給与計算ソフトを利用するためには、料金がかかること多いです。月額制の製品や課金制の製品があり、料金によって利用できる機能はさまざまです。

月額制の場合、1ヶ月の料金が決まっています。一方、課金制の場合は、利用する従業員の数によって料金が決まる場合が多いです。

ソフトを導入することで得られるメリットとかかるコストを比較し、コストに見合ったメリットがあるかどうかを判断する必要があるでしょう。

業務手順の見直しが必要

給与計算業務を手作業から給与計算ソフトによる作業に変える際には、業務フローの見直しが必要です。給与計算ソフトをインストールしたらすぐに給与計算業務が効率化するわけではありません。

担当者がソフトの使い方を理解し、どのような手順で作業をおこなっていくかを検討する必要があるでしょう。とくに従業員の数が多いと作業量も多いため、現場が混乱しやすいです。そのため、業務手順の見直し検討、マニュアル作りなどが必要になるでしょう。

まとめ

この記事では、給与計算ソフトの機能、導入するメリット・デメリットなどについて解説しました。給与計算ソフトがあれば、給与計算業務の効率が大幅にアップするため大きなメリットを得られます。しかし、コストがかかる、業務手順の見直しが必要などのデメリットもあるため、導入時にはデメリットも含めて検討する必要があるでしょう。

給与計算業務を効率よく進めたい、担当者が足らず困っているという場合は、社労士事務所 Office Followにご相談ください。給与計算のコスト削減や業務の効率化などのアドバイスをさせていただきます。