企業におけるデジタル化施策のひとつに、Web給与明細システムの導入があります。給与明細書を紙ベースではなく、Web上で従業員に配ることでさまざまなメリットが得られます。しかし、Web給与明細システムに切り替えるメリットが自社にあるのか？導入が面倒なのでは？など、心配なことも多いでしょう。

この記事では、Web給与明細システムについての説明や導入すると得られるメリット、導入時の注意点について解説します。Web給与明細システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

Web給与明細システムとは？

Web給与明細システムを導入すれば、紙ベースの給与明細ではなくWeb上で給与明細を従業員に渡すことが可能です。パソコンやスマホでログインすることで、いつでもどこでも自分の給与明細を確認できます。また、過去にさかのぼって給与明細を確認することも可能です。

法律的にも給与所得の源泉徴収票などの電子交付は認められており、給与明細の電子化も普及しています。社内の給与明細発行業務の手間とコストを減らせるため、多くの企業が採用しています。

Web給与明細システムの主な機能

Web給与明細システムにはどのような機能があるのかを見てみましょう。

Web給与明細の発行機能

Web上で給与明細を従業員に発行できる機能です。従業員ごとにアカウントを作成しパソコンやスマホなどでログインすることで、自分の給与明細をいつでもどこでも確認できるようになります。過去の給与明細も確認できるようになり、紙媒体の明細とは違い、紛失などのリスクもありません。

勤怠管理システムとの連係機能

従業員の勤務時間や有給休暇などの勤怠データを管理する勤怠管理システムと連係すれば、給与を自動計算できます。勤怠管理システムの勤怠データをWeb給与明細システムに入力すれば、給与計算を自動でおこなうことが可能です。

給与明細フォーマットのカスタマイズ機能

給与明細のフォーマットは会社ごと、従業員ごとにフォーマットが異なりますが、それぞれに合ったフォーマットにカスタマイズすることも可能です。手動でフォーマットを変更すると、どうしてもミスが生じてしまいます。しかし、Web給与明細システムにフォーマットを登録しておけば自動的に適用されるため、ミスを防げるでしょう。

Web給与明細システムを導入するメリット

Web給与明細システムを導入すると得られるメリットについてご説明します。

給与明細をどこでも見られる

パソコンやスマホで自分のアカウントにログインすれば、給与明細をいつでもどこでも見ることが可能です。紙ベースの給与明細だと、家に保管してある場合は家に帰らなければ見られませんが、Web明細ならそのような不便なことは起こりません。

業務の負担が軽減される

社内の経理担当者が社員全員分の給与明細を毎月印刷し、各部署に渡すという業務負担がなくなります。担当者はWeb給与明細システムを管理するだけなので、大幅に業務負担が軽減されるでしょう。

コストを削減できる

経理担当者の業務負担が軽減されることで、その分ほかの業務を担当できるようになります。また、紙や印刷コストも削減できるのは、大きなメリットです。

明細紛失のリスクがない

紙ベースの明細書の場合紛失の可能性がありますが、Web給与明細システムなら紛失のリスクはありません。給与明細は会社の重要な情報なので、外部に流出することは問題です。しかし、Web給与明細システムを導入すれば、紛失や流出のリスクを防げます。

Web給与明細システムを導入時の注意点

Web給与明細システムを導入する際の注意点についてご説明します。

Web給与明細システムで必要な機能を洗い出す

Web給与明細システムを導入する際には、どのような機能が必要なのかをあらかじめ洗い出しておきましょう。パソコンだけではなくスマホでも見られる機能がほしい、勤怠管理システムと連係させたいなど、必要な機能を具体的にしておいてください。必要な機能が決まっていれば、システムの比較検討がスムーズです。

自社の給与明細に対応しているかを確認する

自社の給与明細発行業務に対応できるかの確認が必要です。Web給与明細システムのフォーマットが自社の給与明細に対応していることや対応可能な従業員数などを、細かく確認してください。

紙の給与明細を希望する社員がいる場合の対応を検討する

Web給与明細システムを導入しても、紙の給与明細を希望する社員がいる場合もあります。そのような場合は、紙ベースの明細発行に対応しなければなりません。そのため、紙ベースの給与明細の発行ができる環境も整えておく必要があります。

ただ、一般的なWeb給与明細システムなら対象の社員の明細を印刷できるので、大きな問題ではないでしょう。

セキュリティを十分に考慮する

社内の従業員の給与明細という重要なデータを扱うシステムなので、セキュリティに関して十分な考慮が必要です。

クラウド型のシステムの場合、セキュリティ対策やアフターケアが整っている製品を選びましょう。また、自社のアカウント管理や管理者権限の管理などもマニュアルなどを作成して、厳重に管理する必要があります。

まとめ

この記事では、Web給与明細システムについての説明や導入すると得られるメリット、導入時の注意点について解説しました。Web給与明細システムを導入すると、社内の経理業務負担の軽減やコスト削減、従業員の給与明細照会の利便性向上など多くのメリットが得られます。一方で、導入する機能の十分な確認やセキュリティ面での考慮も必要です。

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